テレワークを導入するうえで課題となるのがマネジメント。対面でのコミュニケーションが減ることで出社時よりもマネジメントの難易度が上がっていると感じている方も多いのではないでしょうか。この記事では、テレワークとマネジメントを両立するための方法をご紹介します。

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テレワークで起こりやすいマネジメント課題とは

日本労働組合総連合会が行ったテレワークに関する調査によると、コミュニケーション・業務の進捗管理・評価基準に関する問題・労務管理の難しさなどに課題があることがわかっています。

こういった課題は、テレワークのデメリットとして認識されており、これらをクリアすることによってテレワークを成功に導くことが可能です。

まずはテレワークで起こりやすいマネジメント課題を詳しく見ていきましょう。

コミュニケーションが不足しやすい

テレワークでは、従業員同士や上司とのコミュニケーションが不足しがちです。

オフィスであればいつでも声をかけることができますが、テレワークでは自宅など個人の空間で仕事を行うことになるため、簡単なコミュニケーションさえ取ることが難しくなります。

そのため業務内容の確認や、業務を行ううえでのトラブルが発生した際の連絡が難しくなります。

業務の進捗管理や、スケジュール管理がしにくい

テレワークの場合、本当に業務をしているかどうかが確認できないため、業務の進捗管理やスケジュール管理がしにくいという課題があります。

従来のオフィスでの仕事であれば、業務の進捗状況について気軽に尋ねたり、スケジュール調整を行ったりなどすることは容易でした。しかしテレワークでは、意識的に業務の進捗状況を尋ねて、都度スケジュール管理をする必要があります。

評価基準が曖昧になりやすい

テレワークは、従来とは異なる新しい働き方であるため、評価基準がなく曖昧になりやすいという課題があります。テレワークにおける人事評価基準があいまいになりやすい、難しい原因は次の3点です。

従来の働き方とは異なるので、従来通りの評価基準を適用するべきなのか、新しく成果主義に基づいた評価をすべきなのか、迷っている企業も多いようです。

労務管理がしにくい

テレワークの場合、出退勤の時間や、実際に仕事をしていたかどうかを確認しづらいという課題があります。

仕事をサボっている従業員や、多くの仕事を抱えており長時間労働になっている従業員がいたとしても、しっかりと把握できていなければ適正に評価できないのはもちろん、心身の健康にまで影響が出てしまいます。

またテレワーク中に怪我をしてしまった場合の労災認定に関する問題もあります。
テレワークを導入する際には、こういった課題をクリアするために労務管理を再検討することが必要です。

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テレワークでの最適なマネジメント環境とは

テレワークでも従来とは変わらない最適なマネジメントをするためには、次のような環境づくりをする必要があります。

具体的にどのようなことを行えばよいのか、以下で詳しく見ていきましょう。

コミュニケーション環境を整備する

テレワークの実施にあたっては、コミュニケーション環境を整備することが重要です。総務省が行った調査によると、テレワークを導入した企業ではコミュニケーション量に不安を感じている企業が多いです。

しかし総務省は「新たなテクノロジーの徹底活用でデスクトップ上で仮想的な職場再現・複製は可能」であり、乗り越えられる課題であるとの結論を出しています。

総務省が公表している、テレワークにおけるコミュニケーション環境の課題と解決方法の例については以下のとおりです。

【テレワークにおけるコミュニケーション環境の課題と解決方法の例】

参考：コロナ下でのテレワークの課題とはー「日本型テレワーク」を目指してー｜総務省

タスク管理方法を最適化する

テレワークでは、業務の進捗やスケジュールが管理しにくいという課題があります。しかし、タスク管理方法を最適化することによって解決することが可能です。

【タスク管理方法を最適化するための4つのコツ】

テレワークをスムーズに行うためにはタスク管理ツールを導入することも、おすすめです。タスク管理ツールを導入することによって、タスクごとの期限や担当者、進捗ステータスなどをオンライン上で簡単に管理することができます。

評価基準を再定義する

テレワークでは、日常的な業務の様子を確認することができないので、業務プロセスを評価しにくいという課題があります。

上司・部下間の対面でのコミュニケーションの機会が限定されてしまうことを前提として、テレワークにおける評価基準を考えると、見直すべきポイントは次の3つです。

従来の人事評価基準ではうまくいかない可能性が高いので、評価項目や評価基準を新しく設けたり、上司・部下間でコミュニケーションが定期的に取れるような機会を作ったりして、テレワークの環境に適した仕組みをつくる必要があるでしょう。

労務管理環境を整備する

テレワークには利点がある一方で、労働時間の管理が難しい、仕事と仕事以外の切り分けがなかなかできない、長時間労働になりやすいなどの問題もあります。

厚生労働省の「情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン」では、企業が労働時間を適切に管理して、従業員の長時間労働を防ぐために次のような取り組みを行うことが重要であるとしています。

またテレワークによる時間外勤務や深夜勤務に対しても、企業は割増賃金を支払う義務があるので、テレワークに適した労務管理環境を整備する必要があるでしょう。

残業に関しては「実は見落としがち？残業の定義をわかりやすく解説」で詳しく解説しています。

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テレワークでマネジメントを成功させる方法

ここでは、テレワークでマネジメントを成功させるための方法を4つご紹介します。

目標と仕事内容を明確化する

直接コミュニケーションが取れないテレワークの環境下では、これまでよりもさらに目標と仕事内容を明確化することが重要となります。

まずはチームとしての目標を定めて、次にメンバーごとに達成すべき目標を設定しましょう。それぞれが達成すべき目標を明確にすれば、常に目標を意識して個々人がモチベーション高く業務を進めることができます。

またチームのメンバーに対して、目標達成に必要な具体的な仕事の内容と今後の業務プロセスについて、明確に提示して共有することも重要です。

テレワーク環境下でのメンバー能力や業務スピードを適切に把握すること

それぞれの能力を最大限に引き出すためには、管理職の人がメンバーそれぞれの能力や業務スピードを適切に把握することが重要です。

メンバーごとに任せることのできる業務と複数人で共同して進めるべき業務を分類することによって、目標達成に向けてチームが一つとなり業務を進める環境をつくることができます。

定期的なミーティングを実施する

テレワーク環境においては、マネジメント側が積極的にコミュニケーションをとる機会を設けることも重要となります。

オフィス環境では、プロジェクトメンバーや部下から報告を待つスタンスでも、特に問題はなかったかもしれません。しかしテレワーク環境では、自分からコミュニケーションをとらないと進捗報告や現在の状況に関する連絡が来ない可能性もあります。

そこで定期的なミーティングを実施することによって、常に進捗管理やメンバーの状況を確認できるようにするとよいでしょう。

また、部下側から上司に対して連絡するのは心理的に難しいので、上司の方から「何か困ったことはない？」「何か質問があったらいつでも聞いてね！」と、意識的にコミュニケーションがしやすい環境をつくるのも、テレワークにおいては重要なポイントです。

進捗管理ツールを導入する

進捗管理ツールとは、業務を細分化して、明確になったタスクを見える化しメンバーで共有することが可能なツールのことです。

進捗管理ツールを導入することによって、テレワーク環境においては次のようなメリットがあります。

テレワーク環境においては、個人が抱えるタスクを上司が直接管理するというのは難しいです。進捗管理ツールを導入することによって、常にチームの抱えているタスクの進捗を一元管理することができます。

また進捗管理だけではなく、仕事に必要なファイルの共有機能やビジネスチャット機能、web会議機能が搭載されているツールもあるので、自社に適したものを導入すればスムーズにテレワークを進めることができるでしょう。

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まとめ

テレワークの環境下では、コミュニケーションエラーが起こりやすく、従来よりも部下のメンタルケアを行うのも難しくなっています。
まずはテレワークに慣れるための環境整備をすることが重要であり、環境を整えることによってよりマネジメントもやりやすくなるでしょう。

マネジメント上での環境の変化に柔軟に対応しながら成果を上げたいと思っているのであれば、変化を受け入れてもらいやすいスタートアップ企業にチャレンジするというのもおすすめです。

スタートアップ企業でマネジメント業務に携わることによって、自分自身のキャリアアップはもちろんのこと、これまでになかった大きなやりがいも感じることができます。

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