「時間の使い方が下手だと言われているが、どのようにすれば上手になるのだろうか」

「時間の使い方で人生が大きく変わると言われているが、本当なのだろうか」

と気になりませんか。

結論から言えば、時間の使い方によって人生は大きく変わります。なぜなら、時間を上手に使えるようになることで、仕事の生産性が上がったり、ワークライフバランスを充実させたりすることができるからです。

この記事を読むことで、時間を上手に使う方法について理解することができます。

時間の使い方で悩んでいる方はぜひ、最後まで読んでいって下さい。

時間の使い方で人生が大きく変わる理由

時間の使い方によって人生が大きく変わると言われることについて、さまざまな理由があります。たとえば、時間を有効に活用して学習やスキルの向上に取り組むことは、自己成長につながります。新しい経験や知識を得ることで、個人としての幅を広げ、新たな機会を生み出すことができるのです。時間を計画的に管理し、優先順位をつけることで、自分の目標に集中的に取り組むことができます。着実な進歩を感じることで、モチベーションが維持され、大きな成果を得る可能性が高まるのです。また、自分の価値観や興味に基づいた活動に時間を費やすことで、生活に充実感をもたらします。自分が本当にやりたいことに焦点を当てることで、より満足度の高い人生を築くことができるのです。

時間の使い方が上手な人の特徴6つ

時間の使い方が上手な人の特徴として、以下の6つがあります。

• 即断即決できる
• 集中力が高い
• 物事を後回しにしない
• 自分の限界を知っている
• 物事を習慣化するのが得意
• 断ることができる

それぞれについて解説します。

即断即決できる

時間の使い方が上手な人には、即断即決が得意なところがあります。なぜなら、即断即決ができると、過剰な情報収集や悩むことに時間を費やすことなく、限られた時間を最適に活用できるからです。たとえば、日常的な業務上の小さな問題や課題に対して、すぐに解決策を考えて実行することで、業務の滞りを最小限に抑えることができます。このようにすぐに決めて動くことができる人は、時間に余裕をもつことができるのです。

集中力が高い

集中力が高い人は、時間を上手に使うことができます。なぜなら、高い集中力をもつ人は、重要な仕事に優先的に集中し、時間を最も重要な活動に割り当てることができるからです。たとえば、重要なプロジェクトに深く集中し、短時間で高品質な仕事をすることができます。集中力が高い人は時間を節約できるだけではなく、品質の高い仕事をすることができるという特徴もあります。

物事を後回しにしない

物事を後回しにしない人は、時間を上手に使うことができる人です。なぜなら、タスクを先延ばしにせず、即座に取り組む強い意志がある人は時間を効果的に使えるからです。たとえば、問題や課題が発生したときに、その場で対応し解決することで、問題が拡大する前に解決策を見つけることができます。これにより、生産性が向上し、日常の業務やプロジェクトを効果的に進めることができます。

自分の限界を知っている

時間を上手に使える人は、自分の限界を知っている人です。その理由は、自分の限界を理解することで、同時にこなせる仕事やプロジェクトの量を正確に把握できるからです。たとえば、自分の限界を理解すると、どれだけの仕事やプロジェクトを同時にこなせるかを正確に見極めることができます。これにより、無理なく集中してタスクに取り組み、優先順位をつけることができます。また、限界を理解することで、必要な仕事に焦点を絞り、散漫になることなく効率的に作業を進めることができるのです。

物事を習慣化するのが得意

時間の使い方が上手な人は、物事を習慣化することが得意です。なぜなら、習慣は行動を効率的に行う手助けをしてくれるからです。たとえば、特定の仕事を特定の時間に行うことを習慣にすることで、ルーティンが確立され、作業の進捗がスムーズになります。習慣化は、無駄な手戻りを減らし、時間を効果的に活用することができます。

断ることができる

時間を上手に使える人は、断ることができる人です。なぜなら、断ることで不要な仕事や誘いを排除し、目標に集中できるからです。断ることによって、仕事だけでなくプライベートの時間を確保することができます。これにより、ワークライフバランスを維持することができます。断ることができる人は周囲に影響されず、自分のやるべきことに集中できるのです。

時間の使い方が下手な人の特徴5つ

時間の使い方が下手な人の特徴は、以下の通りです。

• 優先順位がつけられない
• 計画性の不足
• 無駄な作業が多い
• 緊急性に振り回される
• 注意力が散漫である

それぞれについて解説します。

優先順位がつけられない

時間の使い方が下手な人の特徴として、優先順位がつけられないことが挙げられます。なぜなら、優先順位が欠如していると、どのタスクに最初に取り組むべきかが定まらない可能性が高まるからです。たとえば、そういった人は、日々のスケジュールや計画を立てることが苦手であり、その結果、何を最優先すべきかが明確でなくなります。その結果、やるべき仕事ができていないと評価が下がることになります。

計画性の不足

時間の使い方が下手な人の特徴として、計画性が不足しているという点が挙げられます。なぜなら、適切な計画がないと、進むべき方向が明確にならないためです。たとえば、適切な計画が立てられない場合、具体的で明確な目標が設定されず、何を達成しようとしているのかが分かりにくくなります。営業職の場合、ノルマを達成するためには、どの営業先を何件回ればよいのか、どれくらいのお客様に声をかければノルマを達成できるのかといったことが重要です。計画不足はそのまま仕事の成績に返ってくるということです。

無駄な作業が多い

時間の使い方が下手な人の特徴として、無駄な作業の多い人が挙げられます。なぜなら、無駄な作業に時間を費やしていると、重要な仕事に十分な時間やエネルギーを割くことができないからです。神経を注ぐべき仕事に時間を使えないことで、結果的には仕事ができない人という烙印を押されかねません。

緊急性に振り回される

時間の使い方が上手でない人は、緊急な用事に振り回される傾向があります。そのため、常に忙しくストレスが溜まるのです。会社では、「至急！」や「緊急！」などのプレッシャーのかかる言葉が申請書などに書かれることがあります。しかし、本当に緊急な仕事なのか、重要な仕事なのかを見極めることが大切です。緊急な仕事に振り回されるのではなく、自分でコントロールすることが重要です。

注意力が散漫である

時間の使い方が下手な人は、注意力が散漫な人です。注意力が散漫なため、仕事が効率的に進められなくなるからです。たとえば、注意を払っていれば通常は起こらないようなミスが頻発することで、時間を浪費してしまいます。小さなミスの積み重ねが最終的には大きな時間のロスにつながるのです。

時間の使い方が上手になることの3つのメリット

時間の使い方が上手になることのメリットは、以下の3つです。

• 生産性の向上に期待できる
• ストレスを軽減できる
• ワークライフバランスを獲得できる

それぞれについて解説します。

生産性の向上に期待できる

時間を上手に使うことで、生産性の向上が期待できます。なぜなら、上手な時間管理によって、一つの仕事に十分な時間と注意を注ぐことができるからです。また、優先順位が明確になりますので、重要かつ緊急な仕事に優先的に取り組むことが可能です。日々、仕事で何を一番にやるべきなのかを認識できるようになることで、生産性アップを期待することができます。

ストレスを軽減できる

時間の使い方が上手になると、ストレスを軽減することができます。なぜなら、上手な時間管理により、重要な仕事に対して計画的に取り組むことができるからです。これにより、締切りに追われる状況が軽減され、ストレスの軽減が期待できます。たとえば、常に締切りに追われてストレスを溜めている人は、そのイライラから解放される可能性があります。ストレスを減らすためにも、時間を上手に管理できるようになりましょう。

ワークライフバランスを獲得できる

仕事における時間の使い方が上手になると、ワークライフバランスの向上が期待できます。なぜなら、仕事に優先順位をつけ、計画的に進めることで、仕事の効率が向上するからです。たとえば、定時までにやるべきことや翌日に回してもよい仕事が明確になります。細かな時間の節約が積みあがると、最終的には大きな効果を生むのです。

時間を上手に使うための11の方法

時間を上手に使うための方法として、以下の11の方法があります。

• やるべきことを紙に書き出す
• 周囲に頼る
• 前向きに考える
• すぐに行動するクセをつける
• 行動を習慣化する
• 早寝早起きを心がける
• タスクをブロック化して固める
• 目標を明確化する
• タイムマネジメントツールを使う
• 休日を確保する
• 逆算思考を身に付ける

それぞれについて解説します。

やるべきことを紙に書き出す

時間の使い方を上手にするためには、やるべきことを紙に書き出してください。いわゆるto doリストを作るのです。なぜなら、優先順位の明確化と、抜け漏れの防止ができるからです。書き出した仕事を終えるたびにリストに二重線を引くなどして、削除していって下さい。この作業によって「今日はこれだけの仕事ができた！」と達成感を得ることもできます。簡単にできる上に、達成感を得られる方法です。

周囲に頼る

むずかしい仕事や、複雑な問題に直面した時、自分ひとりの力で立ち向かうのではなく、周囲に頼るようにして下さい。なぜなら、効率的に物事が解決でき、時間節約になるからです。また、周囲に頼ることで負担が軽減されます。周囲と協力すれば、誰もが得意な分野で力を発揮し、効率的に課題を進めることができます。自分だけで問題解決をしようとするクセがある人は、まずはチームプレイを心がけましょう。

前向きに考える

前向きな思考は、ビジネスでも私生活でも非常に重要ですが、特に失敗した時には大切です。前向きに考える習慣を身につけましょう。なぜなら、失敗を前向きに受け止めることで、すぐにそこから学ぶことができるからです。失敗を否定的に捉えずに、ポジティブな視点で分析することで、次回同様の状況で同じ過ちを繰り返すことを避けることができます。これにより、同じ課題に対して迅速かつ適切な対策を講じることが可能となります。

すぐに行動するクセをつける

時間を上手に使うためには、即座に行動するクセを身につけましょう。なぜなら、行動を即座にすることで、後回しになる仕事が減り、結果的に生産性が向上するからです。たとえば、仕事のメールにすぐに返信すると、仕事相手と意思疎通が取りやすくなり、仕事の効率が高まります。身近なところから行動の速度を上げてみましょう。

行動を習慣化する

行動を習慣化することは、時間の効率化において非常に重要です。なぜなら、行動を習慣化してルーティンにすることで、悩む時間を減らすことができるからです。たとえば、服装や食事の選択肢をあらかじめ定めておき、無駄な悩みを排除することができるということが挙げられます。また、仕事のプロジェクト管理においても、特定のプロジェクトに対する作業手順や進捗報告の書き方を習慣化することで、作業のスムーズな進行が期待できます。同じ作業手順に何度も悩む必要がなくなるのです。このように、さまざまなことを習慣化することで、悩む時間を少なくすることができます。

早寝早起きを心がける

時間を上手に使うためには、早寝早起きを心がけましょう。その理由は、体力と気力をつけることで効率的に作業ができるからです。たとえば、十分な睡眠をとることで、日中の集中力が向上します。朝早くからスタートすることで、頭が冴え渡り、重要な仕事に集中しやすくなります。健康的な生活を心掛けましょう。

タスクをブロック化して固める

時間効率化の手段として、タスクのブロック化があります。なぜなら、タスクを各ブロックにまとめることで、効率的な作業フローを確立できるからです。たとえば、メールの返信や報告書の作成など、同じ種類のタスクをまとめて処理することで、円滑な進捗が期待できます。特に多くの取引先と仕事をしている方は、特定の時間に一気にメールを返信するなど、対策を考えましょう。

目標を明確化する

目標の明確化を通じて時間を効率的に使いましょう。なぜなら、目標を明確にすることで、何をすべきかをすぐに判断できるようになるからです。たとえば、仕事の目標が新製品の発売までにマーケティング戦略を策定すると設定されている場合、この目標に向けて具体的なタスクを設定し、それに優先順位をつけることができます。

タイムマネジメントツールを使う

時間を上手に使うためには、タイムマネジメントツールを使用しましょう。なぜなら、タイムマネジメントツールは、日々のスケジュールやプロジェクトの進捗を視覚的に把握するのに役立つからです。スマホやパソコンで、スケジュールを確認することで何をやるべきかが常に把握でき、効率的な時間の配分が可能になります。

休日を確保する

時間を上手に使うためには、休日を確保することが重要です。なぜなら、休日を確保することで体力や気力を保つことができるからです。たとえば、休日を確保することで仕事や日常のストレスから解放され、心身がリフレッシュされます。その結果、新しい週が始まる際にはより充実感を持ち、よい状態で仕事に取り組むことができます。

逆算思考を身に付ける

時間を効率的に使うためには、逆算思考を身につけることが重要です。なぜなら、結果から考えて行動することで、効率的に動くことができるからです。たとえば、逆算思考は期限や締切りを逆算して計画を立てるのに有効となります。結果から逆算してスケジュールを作成することで、タスクを効果的に分配し、時間を最適に利用できます。

まとめ

今回は、時間の使い方について解説しました。

時間を有効に使うためのアプローチとして、即断即決、集中力の向上、物事を後回しにしないこと、限られた時間やリソースの最適な活用が挙げられます。

また、自己の限界を理解し、物事を習慣化し、断る力をもつことも重要です。タイムマネジメントツールの使用、休息の確保、逆算思考の導入も有効です。時間を上手に使うことは、リフレッシュや創造性の向上だけでなく、生産性向上やストレス軽減、ワークライフバランスの向上にも貢献します。総合的な時間管理は、目標達成や満足度向上につながります。

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監修者

人事コンサルタント
髙橋弘樹

約10年の人事労務・採用経験を持ち、製造業や自動車メーカーのグループ企業など4社で活躍。キャリアアドバイスや人事・労務・採用の幅広い実績をもつ。現場での第一線の経験を活かし、充実したキャリアの構築を支援している。