仕事を作業単位で細かく区切ったものを意味するタスク。やるべき仕事上のタスクはわかっているのに、頭の中でやるべきことを整理していたはずなのに、いつの間にかタスクが漏れてしまったなんて経験をされている方も多いはず。この記事では、そんなタスクを上手に管理するポイントやタスク管理をするメリットなどをご紹介します。

​​​​​​​タスク管理とは？

タスク管理とは、自分が抱えている仕事を作業単位で細かく区切り、エクセルやアプリなどを使って整理することにより仕事の効率化を図る手法のことです。

何をすべきなのか「todoリスト」という形で管理する人も多いことから、todo管理とも呼ばれます。

今では多くの人が当たり前のように行うようになりましたが、そもそもなぜタスク管理が行われるようになったのでしょうか。

タスク管理の重要性

タスク管理は、仕事や業務を効率化するために細分化して優先順位を設ける行為です。

適切なタスク管理が行われているチームでは、納期の遅れなどが発生せず、トラブルが起きたとしてもすぐに対応できる余裕があります。

またタスク管理を行う上では、業務の優先順位を明確にして「誰が・何を・いつまでに・どう進めるのか」まで細かく落とし込まなければなりません。そのため適切なタスク管理を行うためには、高いマネジメント能力が必要となるのです。

こういった理由から、タスク管理はあらゆる業種や業界で働く人々にとって重要なスキルだと言えるでしょう。

タスク管理を行うメリット

適切にタスク管理を行った場合、次のようなメリットがあります。

それぞれのメリットについて以下で詳しく見ていきましょう。

仕事内容を可視化できる

タスク管理を行うことで、仕事内容を可視化し全体像を正確に把握できるようになります。

またタスク管理を適切に行うことにより、仕事のスケジュールが正確に組めるので、先読みとして業務に取り組んでいくことが可能です。

たとえば、時間がかかる仕事は早めに進めたり、トラブルが起きた時に備えてスケジュールをあらかじめ確保しておいたりなどの対応ができるため、不測の事態が起きた時でも余裕を持って対処できるようになります。

さらに個人だけではなくチームとしても、仕事内容を可視化することによってスケジュールを立てて仕事を進めることができるので、より効率的に業務を行えるようになるでしょう。

効率的に仕事ができる

タスク管理をすることで効率的に仕事ができるようになります。

たとえば、もっているタスクを可視化せず、頭の中のみで管理して仕事をしていると、抜け漏れが出てきてしまい業務の質も悪くなってしまいます。

しかし適切なタスク管理を行うことによって、優先してやるべきことが明確となるので、目の前の仕事一つひとつに集中して取り掛かることができます。また集中して業務を行うことにより、それまで発生していた些細なミスなども防ぐことが可能です。

タスクの担当者を明確にできる

適切なタスク管理は、業務の担当者も明確にできるので円滑なマネジメントにもつながります。

チームで仕事を進めていると「このタスクは今誰が担当しているのか」わからなくなってしまうことも多いのではないでしょうか？

タスク管理をしっかり行えば、誰がどのような業務を進めているのかわからなくなるということを防げます。

またチームのメンバー1人ひとりが今何をやっているのかすぐに把握できるので、より簡単にチーム全体の進捗を確認できるようになり、マネジメントの負担が軽減されるのもメリットと言えるでしょう。

タスク管理が上手な人がしていることとは？

タスク管理を上手に行っている人は、次のような工夫をしていることが多いです。

うまくタスク管理ができずに悩んでいるという人は参考にしてみましょう。

タスクとToDoを分けて管理する

タスクとToDoは、一般的にどちらも「やらなければならないこと」という意味で使われる用語です。しかし、厳密に言うとビジネスでは両者の意味が異なるので、それぞれ分けて管理する必要があります。

ビジネスにおける「タスク」とは、完了する期限が決まっており、ある期間内に終わらさなければならない業務や仕事のことです。

一方で「toDo」は、「しなければならない」ことを意味しており、期日が決まっていないがやらなければならないことや、やることが望ましい業務や作業のことを指します。

このようにタスクとToDoは明確に言うと異なるので、その違いをしっかりと認識してタスク管理やToDoリストの作成を行わなければいけません。

優先度をつけて管理する

タスク管理を行う場合、優先順位を明確にして管理しましょう。優先度をつけて管理する場合は、タスクを次の4つの分類に分けるのがおすすめです。

チームでタスクを共有する

タスク管理をうまく行うためには、チームでタスクを共有することも重要です。

管理職の人だけがタスク管理をしていると、不測の事態が起きた時にチーム全体での対応ができなくなってしまう可能性があります。

日常的にチームでタスクを共有していれば、誰かの進捗が遅れてしまった際にサポートしたり、突発的なミスやトラブルが起きても他のメンバーが手助けしたりすることが可能です。

タスク管理ツールを利用する

タスク管理をうまく行いたいのであれば、タスク管理に特化したツールを利用するのがおすすめです。

タスク管理ツールを導入すれば、プロジェクト全体の進捗状況から遅れているタスクの状況まで正確に把握することができます。

またカレンダーなどに「締め切りのタスク」を表示してくれるツールであれば、スケジュール管理とタスク管理を同時に行うことが可能です。

視覚的にも状況を把握しやすいので、タスクの抜け漏れを簡単に防止できます。

ただしタスク管理ツールを利用するときには、あらためてタスク管理をする必要性や目的について整理することが必要です。

タスク管理とは仕事の効率化を図るためなど、ある目的を達成するための手段であるはずが、タスク管理ツールを過度に使用することによってタスク管理自体を目的として行動してしまう場合があるので注意が必要です。特に入社して1~2年目の社員をマネジメントする際には気を付けるべきポイントです。

上手にタスク管理をする5つのポイント

ここでは、上手にタスク管理をするために知っておきたい5つのポイントについて解説します。

やるべきことを漏れなく書き出す

上手にタスク管理をするためには、やるべきことを漏れなく書き出すことが重要です。

まずはタスク管理を難しく考えることなく、思いつくままにやるべきことを書き出していきましょう。書き出す際のツールは問いません。自分の使いやすいツールを選びましょう。

特にタスクを多く抱えている人ほど、やるべきことが漏れてしまうことが多いので適切なタスク管理を行うためには重要な作業です。

タスクを細分化する

やるべきことを漏れなく書き出したら、次にタスクを細分化していきましょう。効率よく一つひとつのタスクを処理していくためには、すぐに取り掛かることができる作業までタスクを細分化して具体化する必要があります。

たとえば、プレゼン資料を作るというタスクを細分化する場合、次のような形で進めていくと良いでしょう。

【タスク：プレゼン資料を作る】

このようにプレゼン資料を作るというタスクでも、細分化することで次に何をすべきなのか明確になるので業務を効率的に進めることができます。

タスクを具体化する

タスクを細分化したら次に行うことはタスクの具体化です。実際に前のところで細分化した「プレゼン資料を作る」というタスクを具体化してみましょう。

【タスク：プレゼン資料を作る】

このように細分化された抽象的なタスクを、具体化することでよりやるべきことを明確にできます。

タスクの期日を決める

タスクの細分化・具体化が終わったら、締め切りから逆算してタスクの期日を決めていきましょう。

自分だけではなく誰かに依頼する場合は、トラブルやミスがあった時に対処できるように余裕を持った期日設定をするのがおすすめです。

タスクの作業時間を見積もり、スケジュールに組み込む

タスクの期日を決めたら、次に作業時間を見積もり、スケジュールに組み込んでいきましょう。

この際に、緊急度や重要度を加味してスケジュール調整をしていくと、ミスなく効率的に業務を進めていくことができます。

チームでタスク管理をするときの注意点

マネジメント担当者としてチームでタスク管理を行う場合、以下の3つに注意すると効率的かつ円滑なマネジメントが可能となります。

それぞれの注意点について以下で詳しく見ていきましょう。

定期的に進捗確認を行う

マネジメント担当者としてチームでタスク管理を行う場合、必ず定期的に進捗確認を行いましょう。

どれだけ適切にタスクを振り分けたり、スケジュールを組んだりしたとしても、予測不可能なトラブルやミスによって遅れが出てしまうケースはよくあります。

特に関わるメンバーが多くなれば多くなるほど、不測の事態によってタスクが遅れてしまうトラブルは多いです。

定期的に進捗確認を行うことによって、チーム全体の進捗状況がどうなっているかを共有し、遅れているところは複数のメンバーでカバーすれば大きなトラブルに発展することを防げます。

情報共有を密に行う

チームでタスク管理をする場合、メンバーそれぞれが自分のタスクだけを把握していればOKというわけではありません。

常にタスクの前後関係や他のメンバーのタスクの進捗状況について、チーム全体で共有しておく必要があります。

常日頃から情報共有を密に行うことで、チームの目標に対して誰が何のためにどんな作業をしているのか理解することができ、よりスムーズに仕事を進めることが可能です。

逆に情報共有ができていないとただ自分のタスクをこなすだけになってしまい、コミュニケーションも生まれないのでチームとして質の高い仕事ができません。

チーム全体でタスク管理表やツールなどを利用して、情報共有を密に行うことのできる環境を整える必要があります。

計画通りに進捗しなかった場合のリカバリー策を用意する

チーム単位でタスク管理を行う場合は、必ず計画通りに進捗しなかった場合のリカバリー策を用意しておきましょう。

特に人数が増えれば増えるほど、計画通りにタスクが進捗しないことは多いです。

予測できないトラブルやミスが起きることを見越して、リカバリー策を用意しておけばチーム全体でカバーできます。

そのためには最初の段階でタスク管理を適切に行い、リカバリーできる余裕のある日程を組んでおくことも重要です。

まとめ

タスク管理を上手に行うことによって、業務を効率化できたり、無駄なタスクを減らしたりすることができます。

マネジメントをする場合でも、チームでタスクを管理することによって、業務を効率化できるだけではなく不測の事態にも余裕を持って対処することが可能です。

またチームや会社単位でタスク管理をすることで、個人だけではなく会社の成長に寄与することができます。

タスク管理を含めたチームマネジメントに興味のある方や、よりマネジメント力を強化したいとお考えの方はベンチャー・スタートアップのCxO人材を目指してみてはいかがでしょうか。

自身のスキルアップにつながるだけではなく、組織や事業を作っていく経験をすることでキャリアアップを図ることができます。

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